Mẫu kế hoạch làm việc hàng ngày và hàng tuần là tài liệu cần thiết để hoàn thành tốt nhiệm vụ công ty giao. Kế hoạch làm việc giúp nhân viên và người quản lý hiểu điều kiện làm việc, năng suất và các kế hoạch sắp tới. Vì vậy, những gì nên được bao gồm trong kế hoạch? Lập kế hoạch như thế nào cho hiệu quả?
Kế hoạch là gì?
Kế hoạch là một tập hợp các hoạt động và nhiệm vụ được sắp xếp theo một trình tự nhất định để đạt được một mục tiêu xác định. Trong bốn chức năng của quản lý, kế hoạch chiếm ưu thế, tiếp theo là tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Dù trong cuộc sống hay trong công việc, nó đều có vai trò định hướng rất quan trọng cho sự phát triển sau này.
Kế hoạch trong Tiếng Anh là plan, một số cụm từ liên quan:
- Working without a plan: làm việc không có kế hoạch
- Approve of the plan: phê chuẩn kế hoạch
- A change of plan: sự thay đổi kế hoạch
Lập kế hoạch là gì?
Lập kế hoạch là quá trình thiết lập các mục tiêu và xác định các nguồn lực để quyết định cách tốt nhất để hoàn thành các mục tiêu đã nêu. Đây là chức năng đầu tiên dành cho người quản trị doanh nghiệp. Bởi vì, lập kế hoạch liên quan đến việc lựa chọn và thực hiện các kế hoạch hoạt động trong tương lai của một tổ chức, doanh nghiệp.
Lập kế hoạch cũng là lựa chọn cách tiếp cận phù hợp cho một mục tiêu đã định trước. Lập kế hoạch liên quan đến việc lựa chọn một quá trình hành động mà một công ty hoặc tổ chức và tất cả các bộ phận của nó sẽ tuân theo. Lập kế hoạch có nghĩa là quyết định trước những gì cần làm.
Ý nghĩa của việc lập kế hoạch
Lập kế hoạch cá nhân về cơ bản được hiểu là việc chủ thể lưu giữ tất cả những việc cần làm trong một danh sách mà chủ thể có thể sắp xếp theo thứ tự thời gian, mức độ quan trọng, mức độ khẩn cấp, trước hoặc sau những việc cần làm.
Kỹ năng lập kế hoạch cá nhân giúp chủ thể định lượng được công việc mà chủ thể cần phải làm. Điều này sẽ giúp ngăn ngừa việc bỏ lỡ công việc, và cách làm có kế hoạch sẽ giúp các đối tượng suy nghĩ có hệ thống hơn về công việc mà họ cần phải làm, giúp các đối tượng cắt giảm thời gian. Giờ giấc làm việc, sắp xếp không gian nghỉ ngơi và đặc biệt là giúp những đối tượng này luôn có mặt đúng giờ và có khả năng xử lý các tình huống bất ngờ.
Thực tế, mỗi người luôn có rất nhiều việc phải làm, trong ngày chỉ có 24 giờ cố định, các đối tượng không thể 24/24 giờ không nghỉ ngơi để dành thời gian cho bản thân. Vì vậy, kế hoạch cá nhân sẽ giúp các đối tượng xác định được công việc phải làm trong một khoảng thời gian nhất định, để đối tượng có thời gian nghỉ ngơi, lao động và làm những việc khác nhau. Việc các môn học lên kế hoạch không làm cho các môn học bị chồng chéo trong công việc, dẫn đến việc các đối tượng cảm thấy có quá nhiều việc phải giải quyết và cảm giác nhàm chán.
Ngoài ra, kỹ năng lập kế hoạch giúp các bộ môn hình thành các tiêu chuẩn, tạo điều kiện thuận lợi cho các bộ môn kiểm tra tiến độ, có động lực hơn để hoàn thành công việc.
Nếu đối tượng không có kế hoạch, đối tượng sẽ không biết phương hướng, mình cần làm gì và nên làm gì. Kỹ năng lập kế hoạch giúp đối tượng kiểm tra xem mình đã đạt được mục tiêu đề ra chưa và có giải pháp để có thể điều chỉnh nếu sai sót xảy ra.
Các thông tin cần có trong Bảng kế hoạch
Việc tạo một kế hoạch làm việc trong Excel đòi hỏi mức độ chính xác và tính khả thi cao đối với công việc của người sản xuất. Vì vậy, khi lập kế hoạch, hãy chú ý đến những gì bạn cần bao gồm:
- Tên công ty, tên công ty
- Bộ phận đang làm việc
- Họ và tên của người lập kế hoạch
- Tên kế hoạch
- Mục đích của công việc là gì? Các mục tiêu chung cần đạt được trong công việc.
- Kế hoạch thời gian thực hiện
- Yêu cầu đối với con người, công cụ hoặc thiết bị cần thiết để thành công trong công việc
- Một kế hoạch chi tiết giúp kế hoạch trở nên khả thi
- Một kế hoạch dự phòng khi kế hoạch chính không được thực hiện đúng cách hoặc khi gặp khó khăn.
Phương pháp lập kế hoạch
Lập kế hoạch dựa trên trọng yếu:
Về cơ bản, lập kế hoạch trọng yếu được hiểu là nỗ lực dựa trên xu hướng, mối quan hệ giữa chi phí, doanh thu, KPI,… nhằm mục đích có thể dự đoán giá trị thông qua đó. Tương lai. Cách thức công ty thực hiện phương pháp lập kế hoạch kinh doanh này cũng rất đơn giản, đơn vị thực tế chỉ cần thay đổi con số trên các tài khoản lớn, giá trị mục tiêu của kế hoạch cũng sẽ thay đổi theo. .
Phương pháp lập kế hoạch dựa trên trọng yếu sẽ giúp doanh nghiệp có được bức tranh toàn cảnh về chi phí, doanh thu và lợi nhuận. Nhưng chúng tôi nhận thấy rằng, trên thực tế, phương pháp lập kế hoạch theo cơ sở vật chất này có một hạn chế là không thể tính đến tác động của chi phí và doanh thu khi thay đổi các yếu tố như chính sách chiết khấu.
Chương trình Sáng kiến:
Các đơn vị cũng có thể chủ động lập kế hoạch bằng cách ghi lại tác động của các hành động cụ thể có ảnh hưởng đến tăng trưởng kinh doanh. Một dự án thực sự bị ảnh hưởng bởi các hành động cụ thể sau: các hành động cụ thể được thực hiện; các bộ phận khác nhau của nhóm thực hiện dự án; đối tượng phụ trách thực hiện dự án; lý do thực hiện và cách đo lường thành công; khi nào công việc có thể thực hiện và ngày bắt đầu và kết thúc; Các mốc để kiểm tra việc thực hiện dự án; các nguồn lực cần thiết.
Các thực thể cũng sẽ có thể tích hợp các chương trình nội bộ với các cơ sở chính để cho phép lập kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, sự khác biệt cơ bản giữa hai cách tiếp cận là các chương trình sáng kiến có thể kết hợp và di chuyển các sáng kiến, điều này cũng sẽ giúp các doanh nghiệp theo dõi tác động đến kết quả.
Lập kế hoạch dựa trên tình huống:
Lập kế hoạch dựa trên kịch bản sẽ giúp người tham gia dự đoán những gì có thể xảy ra trong tương lai. Việc những người tham gia đưa ra dự đoán giúp doanh nghiệp có thời gian cân nhắc kỹ lưỡng các lựa chọn trong các tình huống kinh doanh khác nhau. Phương pháp lập kế hoạch dựa trên kịch bản này hiện đang được các công ty vừa và nhỏ sử dụng phổ biến để phát triển tầm nhìn và quản lý chiến lược.
Xây dựng kế hoạch ứng phó:
Về cơ bản, kế hoạch ứng phó được hiểu là công việc của đơn vị nhằm lập kế hoạch và đối phó với sự kiện rủi ro mà doanh nghiệp vẫn chưa biết chắc nó có xảy ra hay không. Trong quá trình xây dựng kế hoạch quản lý dự án, kế hoạch cũng là một phần không thể thiếu, vì vai trò của nó là mô tả mọi hành động mà đơn vị cần thực hiện khi rủi ro xảy ra. Lưu ý rằng các doanh nghiệp đã xác định trước đó những rủi ro này.