80% thành công của dự án phụ thuộc vào việc quản lý lịch trình. Nếu được quản lý tốt và hoàn thành đúng thời hạn, không có lý do gì để dự án thất bại. Hãy theo dõi bài viết dưới đây để quản lý dự án tốt.
Quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án là việc nghiên cứu lập kế hoạch, tổ chức và quản lý theo dõi sự phát triển của dự án để đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng thời hạn, ngân sách đã được phê duyệt và chất lượng nhằm đạt được các mục tiêu và mục tiêu cụ thể của dự án. Nó cũng được coi là “bức tranh lớn” trực quan để ước tính thời gian dự án, xác định các hoạt động quan trọng để đảm bảo tiến độ dự án, tiến độ công việc được giao cho từng dự án, nhân sự dự án.
Lợi ích của việc quản lý dự án
- Giúp người quản lý phân công công việc, theo dõi và giám sát hoàn thành công việc, không chỉ cho cá nhân, mà cho cả nhóm nhân viên.
- Hỗ trợ quản lý có thể dễ dàng xác định công việc liên quan đến từng nhân viên mà họ chỉ đạo mà họ cần quan tâm sâu sát và có những điều chỉnh kịp thời.
- Đơn giản, dễ sử dụng và theo dõi các tương tác của nhân viên trong thời gian thực.
- Truy cập mọi nơi trên máy tính hoặc thiết bị di động của bạn.
- Chỉ các thành viên được giao cho dự án mới có thể xem thông tin dự án.
- Các thành viên dự án có thể giao tiếp với nhau
Phương pháp quản lý tiến độ dự án
Quản lý tự cung tự cấp
Giả sử bạn quản lý một dự án tại một công ty tư vấn SEO, và bạn lên kế hoạch cho một công việc kéo dài cả tháng và giao nhiệm vụ cho bản thân và cấp dưới của bạn. Khi bạn muốn cập nhật tiến trình của mình, chỉ cần hỏi từng thành viên về nó. Phương pháp này nhanh chóng và dễ dàng, nhưng chỉ hoạt động trong các nhóm nhỏ, nơi các thành viên phải trung thực và tin tưởng lẫn nhau.
Sử dụng Excel
Excel rất linh hoạt và có thể dễ dàng được sử dụng để ghi lại thời gian bạn dành cho các dự án hoặc nhiệm vụ riêng lẻ. Theo TechRepublic, một ấn phẩm thương mại trực tuyến và cộng đồng xã hội dành cho các chuyên gia CNTT, bạn cần tạo năm cột: Ngày, Sự kiện, Thời gian bắt đầu, Thời gian kết thúc và Thời gian làm việc. Tuy nhiên, bạn cũng có thể thêm các cột khác liên quan đến dự án mà bạn đang thực hiện.
Phương pháp quản lý trong excel rất đơn giản ai cũng có thể làm được, đây là công cụ hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên, việc sử dụng Excel để quản lý dự án đã lỗi thời, không đáng tin cậy và không chính xác.
Đơn đăng ký trực tuyến
Nếu không muốn quản lý thời gian dự án theo cách thủ công, bạn có thể sử dụng các công cụ tích hợp sẵn như RescueTime hoặc Chrometa. Ưu điểm của các công cụ này là được tích hợp trên điện thoại nên tiện dụng mọi lúc mọi nơi. Tuy nhiên, các ứng dụng này cần được tải xuống và cài đặt, việc này sẽ chiếm dung lượng trên thiết bị.
Nền tảng quản lý trực tuyến
Nếu bạn sử dụng một trong các ứng dụng quản lý dự án như Trello, Asana, Wrike, Podio, Wework, v.v., thì bạn có thể theo dõi liên tục thời gian bạn dành cho mỗi nhiệm vụ. Sử dụng nền tảng trực tuyến để quản lý tiến độ dự án có ưu điểm là nhanh chóng, linh hoạt và cập nhật. Phần mềm trên không chỉ có thể quản lý dự án mà còn hỗ trợ quản lý công việc cá nhân, giúp cho việc quản lý trở nên toàn diện và hiệu quả.
Cách quản trị tiến độ dự án hiệu quả
Hiểu nội dung và mục tiêu của hệ thống dự án
Để quá trình theo dõi tiến độ dự án có hiệu quả, người quản lý phải biết những gì có trong kế hoạch và mục tiêu của dự án. Chỉ khi bạn biết bạn đang giám sát những gì và những gì bạn đang giám sát, bạn mới có thể chính xác và khoa học.
Tính linh hoạt trong quy trình quản lý
Trong quá trình thực hiện dự án luôn chịu tác động và ảnh hưởng của nhiều yếu tố. Vì vậy, việc đi chệch hướng và gặp nhiều rắc rối là điều không thể tránh khỏi. Người quản lý và giám sát dự án cần luôn chủ động và linh hoạt trong quá trình quản lý. Bạn phải là người biết cách kiểm soát đường đi của dự án mà không quá phụ thuộc vào kế hoạch. Tất nhiên, đi đúng đường và có kế hoạch phù hợp là điều cần thiết, nhưng có những tình huống cụ thể bạn cần chủ động và tìm ra giải pháp kịp thời.
Đảm bảo dữ liệu nghiêm ngặt và chính xác
Để có thể báo cáo và đánh giá chất lượng dự án một cách hiệu quả, điều đầu tiên phải quan tâm đến đó là tính chính xác của hệ thống dữ liệu dự án. Để làm được điều này, sự trung thực và chu đáo là điều tối quan trọng. Một chỉ tiêu, một số liệu sai có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của toàn bộ dự án, làm thay đổi bản chất của dự án, và gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng khác. Kiểm tra lại dữ liệu một cách khách quan là điều cần được thực hiện một cách thường xuyên. Trở thành một nhà quản lý thông minh và chu đáo để quản lý dự án hiệu quả.
Tuân thủ thời hạn
Mọi dự án đều bị ràng buộc và ảnh hưởng bởi thời gian, tiền bạc và các nguồn nhân lực khác. Những người thực hiện dự án luôn phải chạy đua với thời gian để đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án. Bởi nếu để xảy ra sai sót và chậm trễ, không chỉ thời gian bị kéo dài mà chất lượng dự án, kinh phí và các nguồn nhân lực khác cũng bị ảnh hưởng. Do đó, các nhà quản lý cần đảm bảo rằng kế hoạch làm việc được thực hiện một cách hiệu quả và các thời hạn được thực hiện đúng. Đảm bảo rằng các nhân viên và bộ phận đều nắm rõ thời hạn công việc và đang hoàn thành công việc đúng mục tiêu.
Nâng cao khả năng làm việc nhóm
Để thực hiện dự án hiệu quả, làm việc nhóm là một trong những yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất. Mọi nhóm, mọi đội, mọi bộ phận phải có khả năng hợp tác và kết nối với nhau. Mọi người trong cùng một dự án có thể tập trung vào công việc và hiệu quả công việc có thể được cải thiện thông qua tinh thần đồng đội. Điều đầu tiên mà người quản lý cần làm là nắm vững các mục tiêu chung và đảm bảo có một kế hoạch chung để mọi người trong nhóm và mọi người trong nhóm có thể tập trung vào công việc của mình. Ngoài ra, môi trường chung mà công việc tương tác và giao tiếp cũng quan trọng không kém. Đảm bảo dữ liệu, kế hoạch và thông tin đều được đồng bộ hóa để giữ cho các nhóm mới làm việc hiệu quả.
Sử dụng các công cụ quản lý dự án
Để quản lý dự án hiệu quả, yếu tố chính, khoa học và nguyên tắc là yếu tố hàng đầu. Vì vậy, một bộ công cụ quản lý là cốt yếu và quan trọng nhất để đảm bảo điều này. Phần mềm quản lý dự án có thể là lựa chọn tốt nhất của bạn. Nhờ sử dụng phần mềm, bạn có thể quản lý công việc một cách nhanh chóng, tiện lợi và khoa học, vượt xa các giải pháp truyền thống.