Bạn có bao giờ thắc mắc tại sao đồng nghiệp lại có thể hoàn thành công việc của mình một cách khoa học và nhanh chóng? Luôn tự hỏi những cách hiệu quả để cải thiện năng suất của bạn mỗi ngày là gì?

Những cách hiệu quả đã được kiểm chứng – chắc hẳn bạn đã nhiều lần nghe lời khuyên từ những người quen biết hoặc những bài viết trên mạng? Vâng, những gì bạn nghĩ là khó khăn trong học tập thực sự khá đơn giản.

Hãy cùng chúng tôi tổng hợp những cách hiệu quả để nâng cao hiệu suất làm việc. Tất cả những gì bạn cần làm là thử áp dụng chúng để tăng hiệu suất làm việc!

Khái niệm năng suất làm việc

Định nghĩa về năng suất lao động (NSLĐ) có nhiều khía cạnh khác nhau, trong đó:

Theo C.Mác: năng suất lao động là năng suất của lao động hữu ích. Chúng được thể hiện bằng kết quả của các hoạt động sản xuất hữu ích của con người trong một đơn vị thời gian nhất định.
Theo quan điểm truyền thống: năng suất lao động là tỷ lệ giữa đầu vào và đầu ra, tức là lượng lao động cần thiết để tạo ra đầu ra. Do đó, năng suất lao động sẽ được đo bằng số lượng sản phẩm được sản xuất ra trong một đơn vị thời gian nhất định. hoặc bằng thời gian lao động hao phí để sản xuất một đơn vị sản phẩm.

Theo Ủy ban Năng suất của Hội đồng Năng suất Châu Âu: Năng suất là một trạng thái của tâm trí, một thái độ tìm cách cải thiện những thứ hiện có. Điều chắc chắn là mọi người có thể làm tốt hơn ngày hôm nay so với ngày hôm qua, và ngày mai họ sẽ làm tốt hơn hôm nay. Ngoài ra, cần phải có những nỗ lực liên tục để thích ứng với hoạt động kinh tế và các cách tiếp cận mới đối với các điều kiện thay đổi.

Ý nghĩa của năng suất làm việc

Duy trì năng suất cao ở nơi làm việc là điều quan trọng để giúp công ty của bạn giảm ngân sách, làm hài lòng các bên liên quan, truyền bá giải trí và nổi bật trong thị trường cạnh tranh. Bằng cách hiểu những nguyên nhân phổ biến của hiệu suất công việc kém, bạn hoàn toàn có thể dạy cấp dưới của mình những gì mong đợi, đơn giản hóa quy trình kinh doanh, truyền cảm hứng cho ý tưởng và nâng cao nhận thức của nhân viên.

Các cách giúp tăng hiệu suất làm việc bản thân

Làm việc có tổ chức

Trước khi bắt đầu, cách tốt nhất để tăng hiệu suất công việc là xác định những công việc cụ thể cần thực hiện rồi lên kế hoạch quản lý chúng một cách khoa học nhất có thể.

Bạn nên đặt mục tiêu khi bắt đầu mỗi nhiệm vụ, bao gồm khung thời gian, nỗ lực và kết quả mong muốn. Bạn có thể sử dụng các công cụ như danh sách việc cần làm, bảng chấm công, lịch, bảng kế hoạch hoặc các ứng dụng thông minh để tìm cách sắp xếp và tổ chức thời gian làm việc của mình.

Đừng ngần ngại thử nhiều phương pháp hỗ trợ khác nhau và kết hợp chúng để tìm ra thứ phù hợp nhất với bạn! Mỗi người đều có một cách lập kế hoạch và tổ chức công việc khác nhau. Vì vậy, hãy dành thời gian của bạn để trải nghiệm và khám phá.

Sắp xếp thứ tự ưu tiên, loại bỏ những công việc không cần thiết

Nhiều bạn trẻ chấp nhận làm nhiều việc vì cho rằng càng làm nhiều thì càng học được nhiều. Tuy nhiên, bạn rất dễ bị lạc và choáng ngợp nếu bạn chọn đa nhiệm một cách ngẫu nhiên mà không quan tâm đến tính cấp thiết của nó. Kể từ đó, các thương vụ mua lại trở nên vô nghĩa và năng suất giảm sút.

Bước đầu tiên để thiết lập một cách làm việc hiệu quả là ưu tiên các công việc cần được giải quyết càng nhanh càng tốt.

Đừng vội vàng làm quá nhiều việc cùng một lúc, bạn sẽ không hiệu quả khi sự tập trung của bạn bị chia đôi. Học cách gác lại những nhiệm vụ không quan trọng cũng là để trút bỏ bớt áp lực và tập trung lại chút năng lượng để nâng cao hiệu quả công việc.

Áp dụng quy tắc 2 phút

Dưới đây là một mẹo hay, được truyền cảm hứng bởi nhà tư vấn nổi tiếng David Allen, một nhà tư vấn nổi tiếng về cải thiện hiệu quả kinh doanh và năng suất. Anh ấy nói: Nếu bạn có nhiệm vụ mất ít hơn 2 phút để hoàn thành, hãy ưu tiên thu thập những nhiệm vụ đó và giải quyết chúng nhanh chóng để giảm bớt lo lắng.

Chúng có thể là những công việc nhỏ như in sơ yếu lý lịch, viết email, liên hệ với khách hàng, v.v. mà bạn có thể thực hiện nhanh chóng.

Bằng cách này, bạn có thể dọn dẹp danh sách việc cần làm của mình ngay lập tức. Bạn sẽ ngạc nhiên khi nhận ra rằng các nhiệm vụ nhỏ đã được hoàn thành. Bây giờ bạn chỉ dành phần lớn thời gian của mình cho những nhiệm vụ quan trọng hơn (và đừng quên sắp xếp thứ tự ưu tiên cho chúng).

Bắt đầu với các nhiệm vụ nhỏ

Chúng ta có xu hướng cảm thấy buồn chán và uể oải khi nhìn vào khối lượng công việc đồ sộ trước mắt. Chắc hẳn mọi người đều đã từng có cảm giác này.

Vậy, đâu là cách nhanh nhất để phục hồi tinh thần và làm việc hiệu quả nhất? Hãy chia nhỏ công việc và bắt đầu với những bước đơn giản nhất.

Hãy nói với bản thân rằng “Tôi chỉ cần 5 phút để hoàn thành dự án nhỏ này”. Một khi bạn đã “dính” vào nhiệm vụ nhỏ đầu tiên, đã đến lúc tinh thần làm việc của bạn trở lại và tiếp tục với những công việc còn lại.

Tránh xa điện thoại của bạn khi không cần thiết

Đôi khi chúng ta vô tình giữ và bật điện thoại của mình. Hoặc có thể bạn không định sử dụng nhưng những thông báo liên tục từ các trang mạng xã hội khiến bạn phân tâm.

Vì vậy, bí quyết để làm việc hiệu quả là để điện thoại cách xa bạn trừ khi bạn cần gấp. Để chúng xa tầm tay, chẳng hạn như trong góc phòng cách xa bàn làm việc của bạn hoặc trong hộp đựng. Chỉ cần tránh phiền nhiễu và kết hợp “giải độc” điện thoại mỗi ngày.

Bạn cũng có thể tắt thông báo trên điện thoại của mình để tập trung hơn — và một cách tuyệt vời để làm việc hiệu quả hơn.

Tối ưu hóa công việc với sự trợ giúp của các “trợ lý” công nghệ hiện đại

Để có thể làm việc hiệu quả và chính xác, bộ nhớ của chúng ta là không đủ. Kết hợp các công cụ nhắc nhở hoặc ghi chú là một cách hiệu quả để đảm bảo bạn không bỏ sót điều gì và làm việc hiệu quả hơn.

Tự thưởng cho bản thân bằng những kỳ nghỉ ngắn

Nhiều chuyên gia và những người làm việc hiệu quả nói rằng việc không thể tập trung hoàn toàn trong 8 giờ liên tục có thể khiến họ cảm thấy căng thẳng và dễ ảnh hưởng đến năng suất làm việc.

Vì vậy, nghỉ ngơi giữa giờ là điều cần thiết để phục hồi năng lượng. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải lên lịch giải lao để đáp ứng nhu cầu của bạn và không làm gián đoạn sự tập trung của bạn.

Bạn có thể điều chỉnh giờ giấc làm việc khoa học bằng cách tham khảo Kỹ thuật Pomodoro. Phương pháp này cho rằng cứ sau 25 phút làm việc, bạn nên nghỉ ngơi 5 phút để phục hồi năng lượng. Điều này sẽ giúp bạn tăng hiệu suất làm việc rất nhiều.

Quy trình làm việc gắn nhãn

Một trong những cách tốt nhất để khuyến khích bản thân làm việc hiệu quả và năng suất hơn là đánh dấu sự tiến bộ và tiến bộ của bạn sau khi hoàn thành mỗi nhiệm vụ.

Sau khi hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định, bạn có thể gạch bỏ chúng khỏi danh sách việc cần làm hoặc ghi lại tiến trình của mình theo nhiều cách khác nhau để duy trì và cải thiện tinh thần trong suốt cả ngày.

Ngoài ra, ghi lại và đánh dấu tiến độ rất hữu ích nếu bạn cần tìm bằng chứng chi tiết khi tham gia đánh giá hiệu suất, yêu cầu tăng lương, thăng chức hoặc thậm chí tìm kiếm một công việc mới.

Đừng cho phép bản thân bị căng thẳng hoặc quá căng thẳng

Một cách tuyệt vời để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn là giảm thiểu căng thẳng. Tuy không thể phủ nhận nhưng căng thẳng, stress cũng là nguồn động lực hiệu quả giúp bạn nỗ lực trở nên tốt hơn.

Tuy nhiên, mọi thứ đều phải có giới hạn của nó. Khi bạn rơi vào trạng thái căng thẳng và áp lực, bạn sẽ nhanh chóng kiệt sức và kém hiệu quả trong công việc.

Vì vậy, dù có “tham công tiếc việc” đến đâu, bạn cũng đừng quên chăm sóc bản thân, dành thời gian xả stress và tham gia các hoạt động bổ ích để kích thích tinh thần khỏe mạnh. Hãy nhớ rằng, nếu bạn căng thẳng, hãy nói chuyện với sếp hoặc quản lý của bạn để giảm bớt khối lượng công việc cho phù hợp nhé!

Học cách lắng nghe tích cực

Chú ý đến các chi tiết như hướng dẫn, hướng dẫn, cập nhật, v.v. Có thể giúp bạn cải thiện các mối quan hệ và năng suất làm việc. Vì vậy, hãy học cách tập trung vào việc hiểu vấn đề và xử lý những gì đồng nghiệp của bạn nói.

Trong các cuộc họp, hãy cố gắng tập trung lắng nghe đồng nghiệp của bạn.

Ghi chú và đặt câu hỏi để đảm bảo rằng bạn hiểu mọi thứ.

Không sử dụng thiết bị điện thoại hoặc nói chuyện riêng trong các cuộc họp và thảo luận.

Cải thiện tư thế làm việc của bạn

Một cách nhanh chóng để cải thiện hiệu suất công việc của bạn là ngồi thẳng lưng. Một số nghiên cứu cho thấy rằng cải thiện tư thế khi bạn đang ngồi tại bàn làm việc có thể cải thiện tâm trạng và nhịp tim của bạn.

Cứ sau vài phút, hãy kiểm tra xem bạn có buồn ngủ và mệt mỏi không. Nếu vậy, hãy ngồi thẳng lưng.