Hiệu suất là gì? Và làm thế nào để đạt được hiệu quả công việc một cách hiệu quả nhất, chi phí thấp nhất là điều mà các công ty, xí nghiệp mong muốn. Bởi khi hiệu quả công việc của từng cá nhân, từng bộ phận được cải thiện, nó sẽ trở thành đòn bẩy thúc đẩy sự xuất sắc của công ty, doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về khái niệm hiệu suất và các cách cải thiện hiệu suất công việc, hãy xem các bài viết dưới đây.
Hiệu suất là gì?
Khi một cá nhân, nhóm hoặc thiết bị thực hiện các kỹ năng, kiến thức và thái độ liên quan đến tiêu chuẩn, hiệu suất thường được coi là một số mức độ đánh giá hoặc đo lường, thiết lập tính khách quan.
Trong khoa học, thuật ngữ chuyên môn về hiệu suất là thước đo các mục tiêu, nhiệm vụ và chức năng mong muốn.
Để người đọc hiểu đơn giản hơn, hiệu quả sẽ là khả năng hạn chế lãng phí trong quá trình lao động và cuộc sống, chúng ta có thể mất sức lao động, thời gian và tiền bạc, … vì vậy hiệu quả nếu công việc của một người được đánh giá cao, thì kết quả là rằng công việc của con người phải đạt yêu cầu và lãng phí càng ít càng tốt.
Trên thực tế, nhiều người nhầm lẫn giữa hiệu suất với hiệu quả. Tuy nhiên, về mặt ý nghĩa, hiệu quả hoàn toàn khác với hiệu suất. Hiệu quả được hiểu là khi bạn đạt được điều gì đó với chi phí thấp nhất có thể và thực hiện đúng theo kế hoạch. Hiệu quả chỉ quan tâm đến kết quả bạn đạt được khi đặt mục tiêu, còn bạn thực hiện kết quả như thế nào và làm đúng so với mục tiêu.
Sai lầm khi đánh giá hiệu suất công việc
Đánh giá hiệu suất là một nhiệm vụ hàng năm
Hãy bắt đầu với thực tế là đánh giá hiệu suất thường được tổ chức vào cuối mỗi năm. Mặc dù nhân viên cần phản hồi và hoạch định mục tiêu thường xuyên hơn mỗi năm một lần. Nhân viên cần có khả năng thông báo kết quả của họ hàng tuần hoặc thậm chí hàng ngày.
Phản hồi giúp nhân viên tập trung vào các mục tiêu quan trọng nhất của họ. Nó cũng cung cấp cho họ các hướng dẫn phát triển nghề nghiệp để giúp cải thiện khả năng đóng góp của họ. Phản hồi này cũng giúp ghi nhận những đóng góp của họ.
Nhân viên sẽ đáp ứng tốt nhất những mong đợi rõ ràng của nhà quản lý. Phản hồi hàng năm và thiết lập mục tiêu sẽ không làm gián đoạn nơi làm việc hiện đại. Trong môi trường này, các mục tiêu liên tục thay đổi, do đó, các nhiệm vụ liên tục được xem xét lại cho phù hợp và cần thiết.
Nhu cầu của khách hàng thay đổi thường xuyên nên việc đáp ứng nhanh chóng trong thời gian ngắn là điều cần làm. Đây là giá trị của phản hồi liên tục về hiệu suất.
Đánh giá hiệu suất giống như bài giảng
Các nhà quản lý thường tiến hành đánh giá một chiều về hiệu quả làm việc của nhân viên trong năm và nơi họ cần cải thiện. Trong khi đó, một cách tiếp cận tốt hơn là biến các cuộc họp lập kế hoạch năng suất thành một cuộc trò chuyện giữa người quản lý và nhân viên. Hãy từ bỏ thói quen dành 55 phút một mình trong cuộc họp kéo dài 60 phút để giải thích hiệu suất của họ cho cấp dưới, điều này được coi là lãng phí thời gian, cho dù bạn gọi là tốt hay xấu.
Ngoài ra, đừng tiến hành các phiên phản hồi theo kiểu “bánh mì kẹp”, tức là một bài phê bình, sau đó là một lời khen, sau đó là một bài khác. Phương pháp vừa mắng mỏ vừa xoa dịu tính hai mặt này không hiệu quả lắm. Sau khi bạn đã chia sẻ những điểm yếu của họ, nhân viên của bạn sẽ không còn tâm trạng để lắng nghe hoặc vui vẻ với những lời khen ngợi. Đồng thời, họ cũng khó có thể tập trung ghi nhớ toàn bộ thành tích một cách rõ ràng và trọn vẹn hoặc ghi nhớ thành công mục tiêu mới của mình nếu bạn liên tục ngắt quãng thông tin bật tắt, xen kẽ. Đây quả thực là sự kết hợp sai lầm.
Tốt nhất, người quản lý nên tập trung vào từng phần việc, và với thái độ và tinh thần xây dựng theo yêu cầu của cả hai bên, giao tiếp hai chiều chắc chắn sẽ là cơ hội để công ty và nhân viên nhìn ra hướng đi đúng đắn. Về giá trị của thành tích và vạch ra phương hướng tốt nhất cho công việc của năm sau.
Đánh giá hiệu suất thiếu các mục tiêu phát triển của nhân viên
Chúng ta có thể thấy rằng đánh giá hiệu suất ngày nay hiếm khi tập trung vào việc phát triển các kỹ năng và năng lực của nhân viên. Họ không có cam kết đầu tư để cung cấp cho nhân viên thời gian và nguồn lực, hoặc cung cấp thông tin về cách doanh nghiệp có thể khuyến khích nhân viên phát triển kỹ năng trong các lĩnh vực chuyên môn. Đây cũng là một nhược điểm.
Mục đích của đánh giá hiệu suất là cung cấp phản hồi phát triển để giúp nhân viên tiếp tục trưởng thành về kỹ năng và khả năng của họ để đóng góp cho tổ chức. Nếu người quản lý sử dụng cuộc họp theo bất kỳ cách nào khác, thật là lãng phí cơ hội.
Đánh giá hiệu quả công việc và vấn đề tiền lương
Sai lầm quản lý phổ biến thứ tư là kết hợp chương trình đánh giá hiệu suất với các hoạt động có giá trị để tăng lương thưởng cho nhân viên. Nó làm mất khả năng giúp họ học hỏi và hiểu được khi nào thì kết quả đánh giá trở thành yếu tố quyết định xem có tăng lương cho người lao động hay không.
Hãy cho nhân viên biết rằng công ty luôn xem xét tiền lương dựa trên một số yếu tố và cụ thể là những yếu tố đó là gì. Nhân viên thường có trí nhớ ngắn hạn, và người sử dụng lao động cần nhớ lại hàng năm các quyết định của công ty về thành tích của những người có thành tích cao.
Phương pháp tăng hiệu suất làm việc
Xác định và truyền đạt mục tiêu
Dù làm gì thì mọi người cũng cần xác định rõ mục tiêu ngay từ đầu chứ không thể vô thời hạn. Vì vậy, để nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, điều đầu tiên cần làm là xác định các mục tiêu phát triển kinh doanh và trao đổi với họ.
Khi nhân viên của bạn rõ ràng về mục tiêu của công ty, họ sẽ chủ động hơn trong việc tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề trong công việc. Nó cũng giúp nhân viên hiểu được vị trí của họ đóng góp như thế nào vào sự phát triển của doanh nghiệp. Do đó, họ cũng sẽ làm việc tích cực và hiệu quả hơn.
Công việc của nhà quản lý là làm cho nhân viên hiểu tại sao một mục tiêu lớn có thể thực hiện được và quan trọng đối với công ty. Vì vậy, khi đặt ra những mục tiêu lớn cần tiếp thu những ý kiến của bộ phận để tránh đặt ra những mục tiêu viển vông khiến nhân viên mất động lực cống hiến.
Khen thưởng nhân viên đạt thành tích
Chắc hẳn bạn đã từng nghe câu nói “một đồng lương không bằng một cổ tức”. Phần thưởng là cách trực tiếp và hiệu quả nhất để thúc đẩy tinh thần và cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên.
Hãy chú ý đến công việc của các nhân viên dưới quyền của bạn. Bằng cách đó, bạn biết họ đang làm tốt công việc để bạn có thể thưởng cho họ một cách phù hợp. Phần thưởng không nhất thiết phải có giá trị, nhưng chúng có thể thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn.
Tạo một nhóm làm việc
Khi nhân viên của bạn phải làm việc độc lập trong thời gian dài, năng suất và khả năng sáng tạo của họ bị giảm sút đáng kể. Làm việc một mình cũng có thể hạn chế nhân viên do một số điểm yếu của họ. Nhưng với tư cách là một đội, họ có thể giúp đỡ lẫn nhau để bù đắp điểm yếu và nâng cao điểm mạnh của mình. Đây là lý do tại sao các nhà quản lý nên tạo cơ hội để họ làm việc theo nhóm.
Khi bạn xây dựng một đội mang tính xã hội, gắn kết và cạnh tranh, bạn sẽ thấy hiệu suất công việc cao hơn. Môi trường làm việc nhóm cũng nâng cao tinh thần trách nhiệm của mọi người, vì nếu họ làm không tốt sẽ ảnh hưởng đến thành tích của cả nhóm. Vai trò của người quản lý khi tạo nhóm làm việc là thiết lập mục tiêu, kết nối các thành viên trong nhóm và nhấn mạnh giá trị của tinh thần đồng đội.
Đào tạo kiến thức và kỹ năng cho nhân viên
Đào tạo nhân viên thường xuyên và liên tục là cách tốt nhất để cải thiện hiệu suất công việc của họ. Hầu hết những người đi làm đều có chuyên môn của trường. Tuy nhiên, họ sẽ có kinh nghiệm thực tế và kỹ năng mềm đáng kể.
Cung cấp thiết bị làm việc chuyên nghiệp
Bạn cần đảm bảo rằng nhân viên của mình có các công cụ và nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Nếu họ không có đủ thiết bị làm việc để đáp ứng nhu cầu của công việc, họ sẽ kém năng suất hơn.