Là một nhà quản lý, bạn có rất nhiều việc phải làm hàng ngày. Từ việc lập kế hoạch, tổ chức công việc, lãnh đạo và tạo động lực cho cấp dưới, giám sát và kiểm tra nhân viên, v.v. Để đảm bảo hoàn thành tốt công việc hàng ngày của người quản lý đòi hỏi bạn phải biết phân công đúng người, đúng việc, để cấp dưới có thể hỗ trợ bạn. Ở mức độ sâu hơn, việc bạn chia sẻ công việc còn cho thấy bạn tin tưởng nhân viên, tạo điều kiện để họ phát huy năng lực và gắn bó với tổ chức. Hãy theo dõi đến phần cuối của bài viết dưới đây để tự mình tìm ra cách phân công lao động hiệu quả nhất.
Kỹ năng phân chia công việc là gì?
Giao việc là một trong những nhiệm vụ cơ bản của quản lý. Số lượng nhân viên đông nên người quản lý cần biết cách phân bổ, giám sát và đánh giá nhân viên một cách hiệu quả. Nghiên cứu chỉ ra rằng sự minh bạch về vai trò và trách nhiệm ảnh hưởng đến sự hài lòng của nhân viên, sự gắn bó và hiệu quả hoạt động của công ty.
Ngoài ra, việc phân công công đoàn rõ ràng cho phép người lao động không bị mất động lực cũng như không tạo ra căng thẳng tâm lý. Để phân phối công việc một cách hiệu quả, trước tiên người lãnh đạo cần xác định rõ vai trò và trách nhiệm của các nhiệm vụ.
Thế nào là phân chia công việc hiệu quả?
Phân công có thể hiểu là sử dụng tài năng của mỗi người vào những công việc phù hợp. Khi hoàn thành đúng công việc, năng suất tổng thể sẽ tăng lên, quy trình làm việc trôi chảy hơn và việc quản lý công việc sẽ ít phức tạp hơn.
Việc phân công có thể được thực hiện thông qua các cuộc gặp trực tiếp hoặc gián tiếp, chẳng hạn như qua điện thoại, email, v.v. Dù thế nào, giao đúng việc nghĩa là bạn biết cách giao việc, giao đúng việc cho đúng người. , Làm rõ các mục tiêu và đạt được chúng khi hoàn thành công việc (kết quả công việc, cơ hội học hỏi và phát triển nhân viên, cải thiện đội ngũ, ..).
Lợi ích của phân chia công việc hiệu quả
Hoàn thành công việc theo cách tốt nhất có thể
Giao việc cho đúng người và có chỉ đạo sẽ đảm bảo rằng công việc dù không phải do bạn làm nhưng vẫn đạt hiệu quả cao nhất. Đây là sự lựa chọn thông minh nhất ngay cả khi bạn có kỹ năng hoặc chuyên môn mà nhân viên của bạn không giỏi.
Người quản lý nâng cao hiệu quả thời gian
Khi các nhà lãnh đạo quá bận rộn, họ sẽ mất đi cơ hội nhìn nhận mọi thứ một cách tổng thể, họ mất đi cơ hội đánh giá sâu sắc về doanh nghiệp của mình, những gì đang diễn ra trên thị trường, phân tích đối thủ cạnh tranh để điều chỉnh hoạt động, thích ứng với môi trường. Việc ủy quyền và giao nhiệm vụ giúp người lãnh đạo không lãng phí thời gian vào những công việc nhỏ, giá trị thấp.
Tạo đội tiếp theo
Đầu tiên, người quản lý có thể kiểm tra, đánh giá năng lực của nhân viên để biết ai giỏi, ai kém, từ đó có thể xây dựng kế hoạch phát triển nhân viên tiềm năng. Thứ hai, hoàn thành tốt công việc được giao cũng là cơ hội để nhân viên rèn luyện sức khỏe và học hỏi. Bằng cách hoàn thành công việc, nhân viên trải nghiệm nhiều hơn và học hỏi nhiều hơn.
Tạo động lực cho nhân viên
Thể hiện sự tin tưởng của nhà quản lý đối với nhân viên và tạo động lực cho họ. Khi nhân viên cảm nhận được giá trị của mình trong tập thể sẽ kích thích động lực không ngừng học hỏi, trau dồi kỹ năng, nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên.
Giảm căng thẳng, stress trong công việc
Xử lý quá nhiều có thể dẫn đến quá tải và căng thẳng. Căng thẳng càng cao thì người lãnh đạo giải quyết công việc càng kém hiệu quả.
Hiệu quả khi không làm việc trực tiếp mặt đối mặt
Việc bạn giao việc không rõ ràng cho nhân viên trong quá trình làm việc từ xa có thể dẫn đến việc nhầm lẫn, hiểu sai mục đích hoặc chi tiết của quá trình thực hiện. Điều này dẫn đến công việc không hoàn thành, mất thời gian sửa chữa và hiệu suất chung của nhóm.
Kỹ năng tổ chức, phân công công việc
Quản lý thời gian
Quyết định cách sử dụng thời gian hiệu quả là nền tảng của kỹ năng tổ chức. Quản lý thời gian là tất cả về việc tạo ra và duy trì thời hạn thực tế, lịch trình nhất quán và kỷ luật. Biết nhiệm vụ nào cần được chú ý ngay lập tức và nhiệm vụ nào có thể bị trì hoãn là rất quan trọng để quản lý thời gian thích hợp. Với kỹ năng quản lý thời gian vững chắc, bạn sẽ không bao giờ cảm thấy quá tải bởi khối lượng công việc của mình vì bạn biết chính xác nhiệm vụ nào cần ưu tiên.
Tổ chức vật chất
Đây có lẽ là khả năng tổ chức, phân phối công việc mà ít người chú ý đến. Giữ cho không gian làm việc của bạn ngăn nắp, lập hồ sơ và lưu trữ chúng theo thứ tự cũng như quản lý hiệu quả các nguồn lực vật chất của bạn là những điều cần thiết và đủ cho kỹ năng này. Biết nơi để tìm các tài liệu quan trọng hoặc các nguồn lực vật chất khác là rất quan trọng để tăng năng suất.
Đặt mục tiêu
Tổ chức nơi làm việc cũng liên quan đến việc thiết lập các mục tiêu có thể đạt được. Nhân viên có tổ chức có thể đặt ra các mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp để thúc đẩy họ làm việc chăm chỉ và xuất sắc. Trở thành một chuyên gia có tổ chức nên bao gồm việc đặt ra các mục tiêu hàng ngày và hàng tuần để cấu trúc các nỗ lực của bạn và giữ cho bạn tập trung vào các mục tiêu của nhà tuyển dụng. Việc đạt được các mục tiêu một cách nhất quán là một dấu hiệu cho thấy nhân viên có tổ chức và tận dụng tối đa các nguồn lực của họ.
Tư duy phân tích
Tư duy phân tích liên quan đến khả năng đọc và giải thích thông tin để đưa ra kết luận logic. Có tổ chức trong công việc thường liên quan đến việc tổ chức quá trình suy nghĩ của bạn. Khả năng suy nghĩ logic về các vấn đề và xác định nguyên nhân gốc rễ của chúng sẽ giúp bạn vượt qua những thất bại nhanh chóng và tránh bị chậm trễ.
Lập kế hoạch chiến lược
Có tổ chức đòi hỏi bạn phải tận dụng tối đa thời gian và năng lượng của mình. Một phần quan trọng của việc này là lập kế hoạch sử dụng tài nguyên của bạn như thế nào. Giống như việc bạn phát triển nội dung trên website bạn cần lên kế hoạch content, hay nếu bạn làm bên kinh doanh thì cần có kế hoạch hoạt động thường nhật trong tuần. Điều này thường liên quan đến việc duy trì một lịch trình chi tiết, sử dụng bộ hẹn giờ tập trung và lên lịch các việc cần triển khai trước ngày hoặc tuần. Suy nghĩ trước và lập kế hoạch đúng cách có thể giúp một lực lượng lao động có tổ chức duy trì khối lượng công việc ở mức cao nhất và tránh bỏ lỡ thời hạn.
Đưa ra quyết định
Nhân viên có tổ chức là những người ra quyết định có kỹ năng. Đưa ra một quyết định chu đáo bao gồm việc thu thập tất cả thông tin cần thiết, xem xét hậu quả và suy nghĩ trước để dự đoán kết quả. Nếu bạn có kỹ năng tổ chức, bạn sẽ có kỹ năng giao tiếp, tư duy logic và thái độ định hướng mục tiêu cần thiết để đưa ra quyết định hiệu quả.