Quản trị doanh nghiệp là hoạt động cơ bản nhưng thiết yếu của mọi doanh nghiệp. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp khởi nghiệp và doanh nghiệp vừa và nhỏ, trong quá trình xây dựng thương hiệu và nhận diện thương hiệu, việc tìm ra “con đường” quản trị doanh nghiệp là điều đặc biệt quan trọng.
Vậy quản trị doanh nghiệp là gì? Làm thế nào để xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp khoa học và tổ chức nhất? Hãy cùng theo dõi bài viết để có cái nhìn tổng quan nhất nhé!
Quản trị doanh nghiệp là gì?
Quản trị công ty là hệ thống các quy tắc, cơ chế và quy định để vận hành và kiểm soát doanh nghiệp. Về cơ bản, quản trị công ty liên quan đến việc cân bằng lợi ích của các bên liên quan như cổ đông, nhà quản lý, khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư, chính phủ và cộng đồng. Đo lường hiệu suất và công bố thông tin công ty.
Chức năng của quản trị doanh nghiệp
Chức năng lập kế hoạch
Chức năng hoạch định là chức năng đầu tiên phải nói đến trong quá trình quản lý doanh nghiệp. Tính năng này giúp chủ doanh nghiệp và lãnh đạo xác định mục tiêu của tổ chức và phát triển chiến lược kinh doanh. Đồng thời phát triển thêm các dự án, chương trình phục vụ mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Vai trò chính của chức năng lập kế hoạch là:
- Đánh giá tình trạng hiện tại của doanh nghiệp và các nguồn lực của nó (con người, nguyên vật liệu, ngân sách)
- Xác định mục tiêu phát triển dài hạn trong hoạt động kinh doanh: tăng lợi nhuận, tăng doanh thu, tăng số lượng lao động.
- Phát triển các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu trong một khoảng thời gian nhất định.
Chức năng tổ chức
Các chức năng tổ chức phần lớn được dành cho những người ở cấp quản lý. Chức năng này cần làm rõ những việc cần làm, ai chịu trách nhiệm và trách nhiệm của từng bộ phận.
- Tạo môi trường nội bộ của công ty để đạt được mục tiêu.
- Theo nhu cầu công việc, xây dựng cơ cấu tổ chức để trao quyền cho nhiều bộ phận và cá nhân khác nhau.
- Truyền đạt thông tin quan trọng, hướng dẫn và mệnh lệnh để hoàn thành công việc và nhận phản hồi.
- Nếu chức năng hoạch định liên quan trực tiếp đến các mục tiêu hoạt động, thì chức năng tổ chức liên quan trực tiếp đến yếu tố con người. Vì vậy, trong bốn chức năng quản lý thì chức năng tổ chức là chức năng quan trọng đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
- Hệ thống quản trị công ty sẽ tập trung vào việc giải quyết các vấn đề tồn tại của công ty
Chức năng điều khiển
Đúng như tên gọi, chức năng kiểm soát có chức năng thúc đẩy, động viên, hướng dẫn và phối hợp nhân viên thực hiện các mục tiêu đã hoạch định và giải quyết các vấn đề khi nảy sinh mâu thuẫn sau khi lập kế hoạch và tổ chức các hạng mục công việc.
Chức năng kiểm soát bao gồm các nhiệm vụ: Hướng dẫn, chỉ dẫn con người thông qua các hoạt động. Các tính năng kiểm soát được thiết kế để giúp cấp dưới thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất và nhanh nhất có thể, tránh tình trạng công việc bị đình trệ và tồn đọng không mong muốn.
Ngoài ra, chức năng kiểm soát sẽ cho phép phối hợp nhịp nhàng công việc giữa các bộ phận để cùng nhau hướng tới mục tiêu kinh doanh chung. 3 chức năng còn lại chỉ có ý nghĩa khi các chức năng điều khiển được thực hiện có hiệu quả.
Chức năng điều khiển
Trong quá trình làm việc, chức năng kiểm soát được thiết kế để đảm bảo rằng công việc được thực hiện theo kế hoạch. Các nhà lãnh đạo cần theo dõi hoạt động kinh doanh của mình, thu thập kết quả thực tế để so sánh với các mục tiêu đã đặt ra, và điều chỉnh khi xảy ra sai lệch.
Ngoài ra, điều khiển giúp hoạt động trơn tru và giảm lỗi. Nói một cách đơn giản, kiểm soát là quá trình theo dõi, đo lường, đánh giá và điều chỉnh việc thực hiện công việc. Không chỉ những nhà quản lý cấp cao mới cần đảm nhận chức năng kiểm soát mà đôi khi những nhân viên cấp dưới cũng cần xem xét và đánh giá lại công việc của mình để ngăn ngừa những sai sót.
Với chức năng kiểm soát, có các hình thức khác nhau tùy theo mục đích và yêu cầu của công việc:
- Kiểm soát Anticipatory: Được thực hiện trước khi một hoạt động xảy ra. Nó sẽ dự đoán những sai sót hoặc tình huống có thể xảy ra trong quá trình làm việc. Ví dụ, khi đưa một sản phẩm ra thị trường, bạn phải dự đoán xem sản phẩm đó sẽ phù hợp với khách hàng như thế nào, khách hàng có nhiều khả năng phản hồi ở đâu và cách giải quyết.
- Kiểm soát đồng thời: Được thực hiện trong quá trình làm việc. Kiểm soát đồng bộ giúp nắm bắt những khó khăn, vướng mắc trong quá trình làm việc và điều chỉnh kịp thời, tránh những sai sót ngay từ đầu có thể gây ra sự cố cho hệ thống.
- Kiểm soát phản hồi: Sau khi hoàn thành công việc, Kiểm soát phản hồi là giai đoạn xác định và đánh giá lại kế hoạch có đáp ứng các mục tiêu đã nêu hay không. Ngoài ra, cũng là để rút kinh nghiệm cho những hoạt động sau.
Ngày nay, với sự chuyển đổi kỹ thuật số, việc quản lý doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý doanh nghiệp. Điều này làm giảm sự chậm trễ trong công việc hoặc các tương tác trực tiếp tốn thời gian. Chức năng kiểm soát được thực hiện cùng với phần báo cáo quản trị của doanh nghiệp.
Nguyên tắc quản trị doanh nghiệp
Chuyên môn hóa / phân công lao động thúc đẩy sự tập trung và hiệu quả công việc cho người lao động và doanh nghiệp, đảm bảo công việc được hoàn thành nhanh chóng.
Quyền hạn phải đi kèm với trách nhiệm tương ứng. Các trách nhiệm phải được trao một cách hợp lý, bao gồm quyền yêu cầu sự tham gia của các cá nhân có liên quan. Quan trọng nhất, các nhà hoạch định chính sách phải chịu trách nhiệm về những quyết định của mình, kẻo dẫn đến thiếu trách nhiệm và gây ra những hậu quả không mong muốn.
Kỷ luật. Kỷ luật bao gồm các tiêu chuẩn, sự thống nhất trong hành động, tuân thủ các quy tắc và giá trị, là chìa khóa để vận hành trơn tru một doanh nghiệp.
Thống nhất mệnh lệnh. Nguyên tắc này có nghĩa là nhân viên chỉ có thể nhận lệnh từ một nhà lãnh đạo. Bởi vì các nhà lãnh đạo có thể có những yêu cầu trái ngược nhau trong cùng một công việc, các nhân viên bị rơi vào tình thế khó xử.
Kiên định lên đường.Các nhóm làm việc có cùng mục tiêu nên làm việc dưới một người lãnh đạo và có một kế hoạch thống nhất để đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng và nhất quán của tất cả các hoạt động.
Lợi ích chung cần được đặt lên hàng đầu. Nếu các nguyên tắc của Fayol được hiểu là dựa trên giả định rằng mọi lợi ích và quyết định của tổ chức là trung lập và hợp lý, thì nguyên tắc yêu cầu rằng lợi ích của nhân viên hoặc nhóm không được đặt lên trên lợi ích chung của tổ chức. Khi lợi ích cá nhân không phù hợp với lợi ích chung, ban lãnh đạo có trách nhiệm dàn xếp hợp lý.
Thù lao. Việc đền bù phải công bằng và thỏa đáng cho cả người lao động và chủ doanh nghiệp.
Tập trung hóa. Đây là nguyên tắc cơ bản của mọi tổ chức và là hệ quả của quá trình cấu trúc hóa. Ngay cả trong các tổ chức phẳng, phi tập trung, quyền lực vẫn tập trung vào tay một số ít.
“Chuỗi Lãnh đạo.” Mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên, mệnh lệnh của cấp trên và cấp dưới phải rõ ràng, hợp lý trên nguyên tắc, hiểu nhau, linh hoạt, không áp dụng cứng nhắc.
Trật tự. Mọi doanh nghiệp nên cho phép mọi nhân viên có vị trí riêng của họ, có trách nhiệm phù hợp với tổ chức và luôn cảm thấy tự tin và an toàn trong môi trường làm việc. Mọi đối tượng, mọi người đều có vị trí của riêng mình, để đặt điều đúng đắn, mọi người vào vị trí của riêng mình.
Công bằng. Công bằng và công lý phải thấm nhuần tư tưởng của tổ chức — cả về nguyên tắc và hành động — để xây dựng lòng trung thành và cam kết của nhân viên đối với doanh nghiệp.
Nhiệm vụ ổn định. Nhân viên cần thời gian để thích nghi và thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất có thể. Tính ổn định đảm bảo rằng sự kiện có mục tiêu rõ ràng và điều kiện để chuẩn bị chu đáo.
Sáng kiến. Ở mọi cấp độ của cơ cấu tổ chức, sự nhiệt tình, tâm huyết và cống hiến đến từ những người có cơ hội thể hiện sáng kiến cá nhân.